Proje Yönetiminde Sözleşmeli İlişkiler

Çoğu tedarik sözleşmesinin maliyeti, zamanlaması ve işlevsellik unsurları vardır, ancak bir proje için düzenlenen sözleşmeler özel değerlendirme gerektirir. Proje yönetimini tedarikçilerle ilişkilendiren sözleşmeler, genellikle projenin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanmasına ilişkin karşılıklı bir ilgiye dayanır. Bu ortak ilgi, temel görevlerin yerine getirilmemesi nedeniyle sözleşme yaptırımlarıyla desteklenen tedarikçilerle olumlu bir ilişki geliştirmenize olanak tanır.

Risk

Bir proje, geç kalırsa veya planlandığı gibi çalışmazsa sahipler için riskleri temsil eder. Proje yönetiminin tamamlanma tarihini korumak için işi hızlandırmak için özel önlemler alması gerekiyorsa proje ekstra maliyetler oluşturur. İdeal olarak, büyük tedarikçiler ve mal sahipleri bu tür maliyetleri paylaşır. Paylaşılan riske dayalı bir sözleşme ilişkisi, her iki tarafın da ekstra maliyetleri en aza indirmeye ve işin kendi bölümlerini ellerinden geldiğince yerine getirmeye çalışması anlamına gelir.

Sorumluluklar

Sözleşme ilişkisini paylaşılan riske dayandırabilseniz de, her bir tarafın sorumlulukları net olmalıdır. Normalde sözleşmeler, her tedarikçinin ve mal sahiplerinin kendi tedariklerinden ve kendi işlerinden sorumlu olduğunu belirtir. Sözleşmeler, planlama ve koordinasyon sorumluluklarınızı yerine getireceğinizi ve tedarikçilerin de sözleşmeden doğan sorumluluklarını yerine getireceğinizi belirtmelidir.

Gereçler

Proje yöneticisi olarak, proje için ihtiyaç duyduğunuz mal ve hizmetler için sipariş verirsiniz. Ortaya çıkan sözleşme, yüklenicinin tam olarak hangi malzemeyi veya işi tedarik etmesi gerektiğini, toplam fiyatı, tedarikin zamanlamasını ve malzemenin sahip olması gereken özel nitelikleri tam olarak detaylandırmalıdır. Sözleşmenin diğer kısımları sözleşme ilişkisini etkilerken, tedarik detayları onun temel yükümlülüklerini belirtir.

Kabul

İyi bir ilişkinin temelini oluşturan bir sözleşme, tedarikin proje yönetiminin kabul etmesi için sahip olması gereken özellikleri belirtir. Proje, belirli bir miktar veya ağırlıkta malzeme veya belirli sertifikalara sahip malzeme gerektiriyorsa, sözleşmenin ayrıntıları belirtmesi gerekir. İşçilerin ruhsat veya izinleri olması gerekiyorsa, sözleşmenin bunları listelemesi gerekir. Böyle bir sözleşmeye dayalı bir sözleşme ilişkisi, proje yönetimine tedarikin kabul edilmesi veya tedarikin sözleşme gereksinimlerini karşılamaması durumunda kabulün reddedilmesi için açık bir temel sağlar.

Ödeme

Proje yönetiminin temel yükümlülüğü, sözleşme şartlarına göre ödeme yapmaktır. Bir projenin büyük bölümleri için tipik sözleşmeler, imzalama, üretime başlama, sevkiyat, kabul ve projenin tamamlanması gibi belirli yüzdeler gibi ilerleme ödemelerini belirtir. İyi bir sözleşme ilişkisinin temeli, ödemeleri tedarikçi finansman gereksinimlerini en aza indirecek şekilde yapılandırırken, performans olmaması durumunda proje yönetimi fazla ödeme riskini sınırlandırır.

Garanti

Proje yönetiminin önemli bir parçası, sahiplerin ihtiyaç duyduğu işlevleri yerine getiren bir proje sunmaktır. Proje sözleşmeleri normal olarak, ana proje bileşenlerinin tedarikçilerinin, tedariklerinin belirli bir süre için proje gereksinimlerini karşıladığını ve karşılamaya devam ettiğini garanti etmesi gerektiğini belirtecektir. Olumlu bir sözleşme ilişkisi, proje yönetiminin tedarikçilerle garanti sorularını dostane bir şekilde çözebileceği anlamına gelir.