Küçük Bakiye İptal Prosedürü

Bir şirketin alacaklarını tahsil etmek, bir hesap ödemeyi durdurana kadar rutin bir iştir. Şirketler, vadesi gelen tutarı tahsil etmek için harcanan zaman ve para, tüm bakiyeyi toplayarak elde edilen faydayı aştığında küçük bakiyeler yazarlar. Bir şirketin küçük bakiyeden mahsup edilmesine ilişkin politikası ve prosedürü açık olmalıdır ve şirket politikayı ve prosedürü gözden geçirmeli ve güncellemeli, böylece her ikisi de iş ihtiyaçlarını karşılamaya devam etmelidir.

Politika Belirleme

Küçük bir bakiye silme politikası, toplayıcıların izlemesi gereken prosedürü belirler. Politika, çalışanların küçük bir bakiye olarak mahsup edebileceği maksimum miktarı, çalışanların bakiyeyi tahsil etmek için göstermesi gereken çabaları ve mahsuplaşmayı belgelemek ve borçlandırmak için teknik prosedürü açıklar. Politika ayrıca politikanın uygulanmasından sorumlu olan çalışanların iş unvanlarını belirtmekte ve politikaya uygunluğun denetlenmesine yönelik süreci açıklamaktadır.

Hesabı Tanımlama

Prosedürün ilk adımı, bir gözden geçirenin iptal için dikkate aldığı küçük hesap bakiyelerini belirlemektir. Toplayıcılar, ilkenin küçük bir bakiye olarak tanımladığı tutara eşit veya bu tutardan daha az bakiyeye sahip vadesi geçmiş hesapların raporunu oluşturan aylık bir sorgu çalıştırır.

İptali Onaylama

Ardından bir gözden geçiren, personelin her bir borcu tahsil etmek için politikanın belirlediği çabaları gösterdiğini doğrulamak için her küçük bakiye hesabının tahsilat geçmişini analiz eder. Örneğin, politika personelin üç bildirim göndermesini ve sorumlu bir tarafa iki telefon görüşmesi yapmasını gerektiriyorsa, gözden geçiren kişi, toplayıcının gerekli bildirimleri postayla gönderdiğini ve gerekli telefon görüşmelerini yaptığını doğrulamak için bir günlük veya kağıt dosyasını inceler. Hesap kriterleri karşılıyorsa, gözden geçiren kişi iptali onaylar ve iptal tutarını, gözden geçirenin iptali önerdiği tarihi ve iptal nedenini kaydeden bir düzeltme belgesi oluşturur.

Borç ve Alacak Yapma

Küçük bakiye silme prosedürünün son adımı, muhasebe sisteminde uygun borç ve alacakları yapmaktır. Gözden geçirenin hesabın silinmesini onaylamasını izleyen ay içinde, şirket hesaba alacak kaydeder ve masrafı bir idari borç koduna göre borçlandırır. Muhasebe amacıyla, şirket borcu, izin verilmeyen maliyetler ve maliyet aşımları gibi diğer idari ödenekleri olduğu gibi ele alır. İzin verilmeyen maliyet, bir denetçinin bir sözleşme veya politika kapsamında izin verilemeyeceğini belirlediği bir giderdir; maliyet aşımı, bütçeyi aşan bir masraftır. Bu borçların her biri için, düzenleme belgesinin elektronik bir kopyası borç girişi için yedek sağlar.

Geciken Ödemelerin Tahsil Edilmesi

Bazen, bir hesap sahibi, bakiyeyi şirket borcunu kestikten sonra öder. Borçlu bir hesap sahibi ödeme yaptığında, şirket ödemeyi bir cari hesap üzerinden yapılmış gibi işler. Muhasebe personeli ödemeyi yatırır ve iptali tersine çeviren bir yevmiye fişi hazırlar. Şirket, küçük bakiyeli silme prosedürünün bir parçası olarak iptali tersine çevirmek için bir süreç içerir.

İnceleme ve Denetleme

Şirketler, prosedürün şirketin ihtiyaçlarını karşıladığından emin olmak için muhasebe politikalarını ve prosedürleri silme prosedürü gibi periyodik olarak gözden geçirir. Örneğin, bir inceleme, birçok borçlunun nihayetinde silme limitinde veya yakınında olan bakiyeleri ödediğini gösterirse, şirket, iptal iptallerinin sayısını azaltmak için limiti düşürebilir. Benzer şekilde, şirketler, tahsilatçıların politikayı takip etmelerini ve onaylanan iptallerde herhangi bir sahtekarlık kanıtı bulunmadığından emin olmak için silme prosedürlerini düzenli olarak denetler.