Sistem Düştüğünde İşyerinde Yapılması Gerekenler

Küçük işletme yöneticileri, zamanın para olduğunu bilir. Şirketiniz iş ihtiyaçlarının çoğu için teknolojiye güvendiğinde, beklenmedik bir sistem arızası sorunlu olabilir. Ancak ofisinizde işleri yürüten sistemin çalışmaması, şirketinizin üretkenliğinin de düşmesi gerektiği anlamına gelmez. Küçük işletme yöneticileri, zamanını kaçınmakta olduğunuz görevlerin üstesinden gelmek için veya personelinizin bir miktar aksama süresi varken zorunlu gereksinimleri tamamlamak için son dakika program ayarlamaları yapmak için kullanmalıdır.

Organizasyon

Amerikalılar, kayıp veya yanlış yerleştirilmiş ofis eşyalarını aramak için her yıl neredeyse tam bir çalışma haftası harcıyor. Birçoğumuz organize olmaya gelince ertelememize rağmen, Brother International Corporation'ın 2010 yılında yaptığı bir araştırmaya göre, ABD'deki işletmelerin düzensizlik nedeniyle her yıl 89 milyar dolardan fazla kaybettiğini görmek şaşırtıcı. Çalışanlarınız sistem kapalı olduğu için normal masa işlerini yapamazlarsa, ofis alanını organize etmek ve bir kayıt yönetimi planı oluşturmak için zamanı kullanmalarını söyleyin. Kayıt yönetimi, organizasyonun kritik bir parçasıdır - gereksiz evrak işlerini ortadan kaldırarak şirketinizin depolama ve arşiv maliyetlerini azaltacak, personelin bilgileri daha hızlı bulmasını sağlayacak ve işletmenizin yasal kayıt tutma yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlayacaktır.

Prosedürler

İşlemler ve insan kaynakları için prosedür kılavuzları geliştirmek ve güncellemek için sistem kapalıyken zamanı kullanın. Glenn McEvoy'un Journal of Small Business Management'ta yayınlanan bir araştırmasına göre, insan kaynakları uygulamalarının eksikliği veya verimsizliği, küçük işletmelerdeki başarısızlığın başlıca nedenidir. İşletmenizin zaten mevcut bir politikası ve prosedürleri varsa, kılavuzları doğruluk açısından gözden geçirmek için biraz zaman ayırın. Personelinizin gerçekte izlediği süreçlerin politikada belirtilenlerle aynı olduğundan emin olun ve her bir kılavuzun mevcut mevzuata uygunluğunu kontrol edin. Henüz prosedürler oluşturmadıysanız, kuruluşun güçlü yönleri, zayıf yönleri, fırsatları ve tehditleri hakkında bir SWOT analizi yaparak başlayın. İşletme misyonunu ve stratejisini gözden geçirin,Başarmayı umduğunuz kısa vadeli ve uzun vadeli kritik başarıları belirleyin ve ardından analizinizde keşfettiğiniz sorunları ele almak için prosedürler geliştirin.

Eğitim

Eyaletinizin gerekli eğitim talimatlarını inceleyin. California, Connecticut, Illinois, Maine ve New Hampshire dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere belirli eyaletler, şirketlerin çalışanlarına özel taciz karşıtı eğitim sağlamasını zorunlu kılar. Şirketiniz muhtemelen bir noktada bu eğitimi vermekle yükümlü olacaktır, bu nedenle sistemler eğitim için kapalı olduğunda verimsiz bir gün kullanmak ve eğitimin başlangıçta planlandığı gün normal işinize devam etmek mantıklıdır. Diğer alternatifler arasında, yeni ve deneyimsiz personele iş başında eğitim verilmesi ve personelin çeşitli görevler konusunda birbirlerine çapraz eğitim vermesi, böylece personelin hastalandığında veya yardıma ihtiyaç duyduğunda kapsama dahil olmasını içerir.

Acil Durum planları

Beklenmedik bir sistem arızası, acil durum planlarınızı test etmeniz için size mükemmel bir fırsat sunar. Mevcut süreklilik planlama belgelerinizdeki kusurları belirlemek için sistem olmadan ortaya çıkan sorunlara ilişkin gerçek zamanlı deneyiminizi kullanın. Halihazırda bir iş sürekliliği planınız yoksa, şimdi bu sistem arızasıyla ilgili deneyiminizi kullanarak bir tane geliştirmek için ideal zaman. Çalışanlarınızın müşteri bilgilerinin manuel bir listesini tutması, şirketinizin işini gerçekleştirmek için iş yeri dışında bir konum bulması veya sistem yedekleme belgeleri için depolama kapasitenizi artırması gerekip gerekmediğini belirleyin.