Proje Yönetiminde En Etkili Paydaşlar Nasıl Belirlenir

Bir projenin en etkili paydaşları, sadece proje yönetiminde yer alan adımları değil, aynı zamanda nihai sonucu da etkileme arzusuna ve yeteneğine sahiptir. Bazıları önemli müttefikler olabilirken, diğerleri şüpheci olabilir veya projeyi bozmaya niyetli olabilir. Bu nedenle, bir proje başlamadan önce kapsamlı bir paydaş analizi yaparak bir projenin en etkili paydaşlarını doğru bir şekilde belirlemek hayati önem taşır.

Paydaş Analizi Hedefleri

Bir paydaş analizi, projelerin güvenmesi gereken paydaşların yanı sıra proje hedeflerini bozma veya değiştirme gücüne sahip olanları belirlemeye çalışır. En etkili paydaşlar bile bir projenin her alanında aynı eşitliği paylaşmadıkları için, bir analiz aynı zamanda etkili olarak tanımladıkları kişilere kategori ve etki derecelerine göre öncelik vermeye çalışır. Sürecin ilk adımı, proje yönetim ekibinin projenin etkileyeceği kişilerin yanı sıra projenin başarılı veya başarısız sonucuna etkisi, gücü veya ilgisi olan kişilerin bir listesini beyin fırtınası yapmasıdır. Beyin fırtınası yaparken, listenin hem işletme içinden hem de dışından insanları içerebileceğini unutmayın.

İlgi ve Etkiye Göre Önceliklendirin

Bir sonraki adım, proje paydaşlarının projeye olan ilgilerine ve olumlu veya olumsuz etki uygulama becerilerine göre kategorize edilmesini içerir. Bu, uzun bir paydaş listesi olabilecekleri aşamalı olarak daraltmanıza olanak tanır. Bir yaklaşım, paydaşları projeye olan ilgilerinin düşük mü yoksa yüksek mi olduğuna göre sınıflandıran sütunlar ve paydaş etkisini düşük veya yüksek olarak sınıflandıran satırlarla ikiye ikiye bir matris oluşturmaktır. Her paydaşı analiz edin ve uygun kadrana yerleştirin. Örneğin, işletme sahibinin hem yüksek derecede ilgisi hem de etkisi vardır, oysa bir departman müfettişi yüksek derecede ilgiye sahip olabilir - özellikle proje departman kaynakları gerektiriyorsa - ancak daha düşük bir etkiye sahip olabilir. Yüksek ilgi gören isimler,Şebekenin yüksek etki kadranları en etkili olanlardır - proje boyunca tam olarak ilgilenmeniz ve tatmin etmek için en büyük çabayı göstermeniz gerekenler,

Paydaş İlgi Alanlarını Analiz Edin

Etkili paydaşlardan tam bir katılım elde etmek, proje hedeflerini ilerletmek için çok önemlidir. Ancak, bu gerçekleşmeden önce, projenin sonucunda kilit paydaşların ne gibi çıkarları olduğunu tam olarak anlamanız gerekir. Her bir kilit paydaşla doğrudan görüşmeler, ilgi alanları, algılar ve görüşler ile ilgili bilgileri almanın en iyi yoludur. Bu aynı zamanda onlarla olumlu bir ilişki kurmaya başlamanıza da olanak tanır ve bu özellikle olumsuz görüşlere sahip paydaşlar için önemli olabilir. Bu görüşmelerin ardından en etkili paydaşları hangi desteğe ve hangisinin projeye karşı çıkabileceğine göre ayırın.

Bir Eylem Planı Oluşturun

Paydaş analizi yapmanın değeri, iletişim ve eylem planları aracılığıyla paydaş beklentilerini yönetmek için sağladığı fırsatlarda yatmaktadır. Şeffaflık, etkili paydaşları tatmin etmek ve etkili paydaşların neden olabileceği kesintileri veya çatışmaları en aza indirmek için gereklidir. Proje destekçileri, projenin nasıl ilerlediğinden haberdar olmalarını sağlayan düzenli güncellemelere ihtiyaç duyabilirler. Bunun aksine, muhalifler projenin ilk aşamalarında önemli ölçüde daha fazla ikna ve güvenceye ihtiyaç duyabilir ve proje ilerledikçe eylemler ve tepkiler açısından yakından izlenmeleri gerekebilir.